Conditions Générales de Vente

1 – Champ d’application

Art 1.1

Les présentes conditions s’appliquent à tous les Contrats de vente de Services et/ou produits par eDocGroup aux Clients. Ces conditions excluent l’application de toutes autres conditions générales sauf acceptation expresse et écrite d’eDocGroup.

Art 1.2

En passant sa commande à eDocGroup le Client accepte expressément les présentes Conditions. L’acceptation de la commande du Client par eDocGroup sera constatée par l’envoi d’une confirmation de commande au Client et/ou l’envoi par le Client de la proposition eDocGroup signée et/ou l’acceptation par le Client de la proposition commerciale de eDocGroup.

2 – Conditions financières

Art 2.1

Le Prix est indiqué sur la proposition commerciale d’eDocGroup ou sa confirmation de commande et/ou sa facture. Les conditions de règlement sont fixées définitivement par la proposition commerciale d’eDocGroup et ne sont susceptibles d’aucune modification sans l’accord expresse et écrit d’eDocGroup. eDocGroup pourra suspendre l’exécution de ses prestations jusqu’à paiement par le Client des factures dues. Si le règlement d’une ou de facture (s) n’est pas effectué conformément aux conditions de eDocGroup et après mise en demeure écrite, le Client se verra appliqué des pénalités sur le montant dû, calculées sur la base de trois fois le taux d’intérêt légal, à compter de la date d’exigibilité de chaque facture.

Art 2.2

En application de l’article L441-6 du Code de commerce, le Client sera également redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros (€) au titre des frais de recouvrement exposés par eDocGroup. Le cas échéant, lorsque ces frais dépasseront le montant de cette indemnité, eDocGroup pourra réclamer au Client une indemnité complémentaire, sur présentation des justificatifs précisant les diligences accomplies. Ces indemnités ne seront pas appliquées dans les cas où le Client justifie qu’il fait l’objet d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire. Tous les frais d’impayés, suite à un rejet bancaire d’un règlement du Client, resteront à la charge financière de ce dernier.

3 – Révision des prix

Les prix sont indexés sur l’indice Syntec selon la formule suivante : P = Po * Sn / So,

Où P = nouveau prix, Po = ancien prix, Sn = indice Syntec connu au mois « n » de la révision, So = indice Syntec en vigueur à la date de signature du Contrat ou lors de la révision précédente.

4 – Conditions d’intervention

eDocGroup mettra en œuvre tous les moyens nécessaires à la réalisation de la prestation. La prestation sera exécutée dans les locaux du Client ou d’eDocGroup, selon nécessité. eDocGroup fera respecter par son personnel les règles d’hygiène et de sécurité applicables dans les locaux du Client.

5 – Transport et déplacements

Les déplacements des personnels eDocGroup sur le site du Client entraîneront une facturation des frais au réel sur justificatif.

6 – Confidentialité

Art 6.1

Toutes les informations, toutes les données (notamment les données de vos clients), tous les livrables et/ou tout le savoir-faire, couverts ou non par les lois de propriété intellectuelle, quelle qu’en soient la forme et la nature (commerciale, industrielle, technique, financière, etc…), communiqués par une partie (le « titulaire ») à l’autre Partie (le « destinataire »), ou dont elles auraient connaissance lors de l’exécution du Contrat, y compris les termes du présent Contrat, seront considérées comme confidentielles (ci-après les « Informations Confidentielles »).

Art 6.2

Ne sont pas considérées comme des Informations Confidentielles les informations qui étaient en possession du destinataire avant leur divulgation par le titulaire sans qu’une telle possession ne résulte directement ou indirectement de la divulgation non autorisée de ces informations par un tiers, qui font partie du domaine public à la date d’acceptation du Contrat ou qui tomberaient dans le domaine public après cette date sans que la cause en soit imputable au non-respect par cette partie de ses obligations de confidentialité au titre du Contrat, qui ont été élaborées de façon indépendante par le destinataire.

Art. 6.3

Chacune des parties s’engage à n’utiliser les Informations Confidentielles que dans le cadre de l’exécution du présent Contrat, à protéger les Informations Confidentielles et à ne pas les divulguer à des tiers autres que ses employés, collaborateurs, sociétés affiliées et sous-traitants ayant besoin d’en connaitre pour l’exécution du présent Contrat, sans l’autorisation préalable et écrite de l’autre partie. Les parties s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que leurs employés, collaborateurs, filiales et sous-traitants ayant accès aux Informations Confidentielles soient informés du caractère confidentiel des informatiques communiquées et respectent les obligations découlant de la présente clause.

Toute violation des engagements pris au présent article par le destinataire constituerait un manquement grave à ses obligations, engagerait sa responsabilité et ouvrirait droit à réparation du préjudice ainsi subi par le Titulaire.

Les parties s’engagent à respecter les obligations résultant du présent article pendant toute la durée du Contrat ainsi que pendant cinq (5) ans suivant l’expiration ou la résiliation du Contrat.

À ce titre, dès l’échéance ou la résiliation du présent Contrat, chaque partie devra soit restituer à l’autre partie l’ensemble des documents contenant des informations confidentielles, soit assurer l’autre partie de la destruction de toutes les informations confidentielles en sa possession. En aucun cas, une copie des documents contenant des informations confidentielles ne pourra être conservée par une partie sauf accord exceptionnel et écrit de l’autre partie.

7 – Non concurrence, non sollicitation du personnel

Le Client et eDocGroup s’interdisent d’engager, directement ou indirectement, sauf accord particulier écrit, le personnel de l’autre partie pendant la durée de l’exécution de la prestation et pendant une période de douze (12) mois après la fin de celle-ci. Tout manquement à cette obligation ouvrira droit à indemnisation d’un montant correspondant à douze (12) mois de salaire brut pour la société dont le salarié aura été débauché.

8 – Continuité de Services, sauvegardes et intégrité

eDocGroup s’engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer la conservation et l’intégrité des documents, informations et données traitées pendant la durée du Contrat. eDocGroup s’engage à utiliser un système de sauvegarde des données et à appliquer la réplication des données sur deux (2) sites de production.

9 – Sécurité

Art. 9.1

eDocGroup prendra toutes les dispositions nécessaires pour exécuter, conformément aux normes de sa profession, les opérations qui lui sont confiées dans les conditions de sécurité qu’impose la nature du Service.

Art 9.2

Conformément à l’article 34 de la loi Informatique et Libertés modifiée, eDocGroup s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le Traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

10- RGPD et protection des données à caractère personnel

En qualité d’éditeur et opérateur de solutions en mode SaaS, nous réalisons, pour le compte de nos clients, des opérations de traitement de données à caractère personnel définies dans le cadre de l’exécution de prestations de services.

La démarche RGPD s’inscrit dans un processus global. Dans le cadre de l’activité d’eDocGroup, ce dispositif s’appuie essentiellement sur les contraintes métiers et les dispositions réglementaires directement intégrées aux solutions eDocGroup. Le périmètre d’eDocGroup se retrouve relativement restreint car il repose uniquement sur le traitement de données transmises par le client et que seul le client est capable d’en exploiter le résultat.

Chacune des parties s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 et de la loi Informatique et Libertés modifiée. Cet ensemble règlementaire est désigné ci-après « Règlementation Applicable ».

Il convient tout d’abord de rappeler les rôles de chacune des parties au sens de la Règlementation Applicable dans le cadre de l’exécution du Service :

Pour ce qui concerne le Service, le client agit en qualité de responsable de traitement et eDocGroup en qualité de sous-traitant du client.
Pour ce qui concerne les relations entre eDocGroup et les destinataires, eDocGroup agit en qualité de responsable de traitement.
Pour ce qui concerne le Support des utilisateurs, eDocGroup agit en qualité de sous-traitant du client.

Le terme Support désigne les prestations d’assistance téléphonique à l’utilisation du Service, et de maintenance corrective et évolutive des fonctionnalités applicatives accessibles au titre du Service.

eDocGroup s’engage plus particulièrement à :

Traiter les données personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la prestation ;
Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’exécution des prestations ;
Traiter les données personnelles sur instruction des utilisateurs du Service et, pour le Support au Service, sur instruction des clients et des utilisateurs ;
Aider, dans la mesure du possible, les utilisateurs à s’acquitter de leur obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition au traitement pour de justes motifs)
Prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des Données Personnelles et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées ;
Veiller à ce que nos collaborateurs autorisés à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel,
Prendre en compte, s’agissant de nos outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
Notifier le client, les utilisateurs, dans les meilleurs délais de toute violation des Données Personnelles portée à la connaissance d’eDocGroup.

Le délégué à la protection des données (DPO) d’eDocGroup a en charge l’application des dispositions relatives RGPD et est joignable sur l’adresse suivante dpo@edoc.fr.

Nous vous invitons à nous transmettre à cette adresse, les coordonnées de votre DPO (email) afin de déterminer un point de contact pour d’éventuelles transmission d’incident.

11 – Sous-traitance

Les prestations ne feront pas l’objet d’une sous-traitance sans l’accord préalable du Client. eDocGroup restera seul responsable vis-à-vis du Client de l’exécution de ses obligations contractuelles résultant du présent Contrat. Les partenaires d’eDocGroup permettant à eDocGroup d’opérer le Service ne sont pas considérés comme des sous-traitants.

12 – Propriété intellectuelle

Le Client autorise eDocGroup à publier son logo et sa marque commerciale, en sa qualité de Client, dans le cadre de communication regroupant un ensemble de références Clients sur des supports de présentation commerciale eDocGroup (exemples : fiche référence, retour d’expérience, présentation de la prestation effectuée chez le Client).. En dehors de cet usage, sans accord préalable du Client, eDocGroup ne pourra faire usage de la marque commerciale et/ou figurative du Client à des fins publicitaires et/ou de communication interne ou externe de la société eDocGroup.

13 – Résiliation

Le Client pourra résilier de plein droit le Contrat en cas de non-respect par eDocGroup et ce sans préjudice de tous dommages et intérêts. De même, eDocGroup pourra résilier de plein droit le Contrat en cas de manquements du Client à ses obligations contractuelles.

Avant toute résiliation pour défaut d’une des parties, les Parties devront mettre en œuvre une démarche de conciliation.

Si la Partie défaillante ne remédie pas à ses manquements et à défaut de conciliation entre les Parties dans un délai de trente (30) Jours après la réception du courrier initiant la démarche de conciliation, les Parties pourront résilier le Contrat par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant les manquements constatés et non-remédiés et l’échec de la conciliation.

Un préavis d’un mois après mise en demeure par LRAR sera appliqué dans le cadre d’une résiliation pour manquement à une obligation contractuelle. Le préavis est porté à 3 mois tous autres cas de résiliation.

Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser le Service à compter du jour de la résiliation du Contrat.