eDocSign, signature électronique2020-06-02T14:35:47+02:00

eDocSign, la signature électronique

Grâce à la signature électronique, signez simplement tous vos documents dématérialisés, internes comme externes, pour améliorer la productivité de votre organisation : contrats, approbations de notes de frais, congés, devis, bons de commande…

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tableau de bord d'eDocSign

Véritable parapheur numérique

Signez ou faites signer, un ou plusieurs documents, à une ou plusieurs personnes dans un ordre défini. Suivez, grâce à votre tableau de bord, le circuit du document à signer. 

Efficacité et mobilité

Créez simplement votre parapheur numérique en déterminant les signataires et les échéances de signature. Déterminez le champ de signature à l’endroit désiré sur votre document. En tant qu’initiateur du circuit de signature, vous avez la possibilité de signer le document.  

création d'un parapheur électronique
Signature OTP

Simplicité pour les signataires

Les signataires reçoivent des rappels de signatures et un code signature par email, sms ou message vocal. eDocSign s’adapte à votre écran : vous pouvez aisément lancer un circuit de signature ou signer un document sur smartphone. Chaque signataire peut télécharger le document signé à l’issu du processus de signature. 

Archivage sécurisé

Dès que le document est signé électroniquement, il constitue un original et est archivé dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR. Fiable et sécurisée, eDocSign garantit la valeur probatoire des documents signés.

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Questions fréquentes

signature électronique
Signature électronique : quel prestataire choisir ?2020-05-05T11:59:02+02:00

Le passage à la signature électronique est un pas de plus dans la transition digitale de l’entreprise. Vous cherchez un prestataire, une solution adaptée à vos usages, qui facilite et accélère les processus de signature ?

Grâce à une finesse de paramétrage, eDocSign s’adapte aux besoins de chaque entreprise et de chaque utilisateur. La solution eDocGroup vous permet de signer tous types de documents PDF en tout lieu : contrats de travail et documents RH, bons de commande…

Le tableau de bord d’eDocSign vous aide à suivre le processus de signature. Ainsi, vous assurez le suivi des réponses et vous envoyez des rappels aux signataires.
Grâce à l’assistance client, l’aide en ligne ou téléphonique, vous bénéficiez d’une réponse rapide à vos questions sur l’utilisation de votre outil eDocSign.

Quelle signature électronique choisir ?2020-05-05T10:52:15+02:00

Pour choisir votre solution de signature électronique, vous devez vérifier que la solution choisie utilise un certificat électronique assurant l’intégrité du document signé garantissant l’identité du signataire.

eDocSign intègre nativement plusieurs types de signatures, notamment la signature One Time Password (OTP). La signature OTP est un moyen simple et rapide de faire signer de manière sécurisé des salariés comme des personnes externes à votre entreprises.

Les documents signés en ligne avec eDocSign s’archivent dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR NF 203 CCFN. Une fois signé le document, ne peut plus être modifié. Cet archivage assure donc l’intégrité et la valeur probatoire du document signé.

C’est quoi une signature électronique ?2020-05-05T10:59:53+02:00

La signature électronique a valeur probatoire repose sur trois principes : l’usage d’un certificat électronique, un système de vérification de l’identité du signataire, la possibilité de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature.

Elle présente de nombreux avantages pour une entreprise.

Premièrement, elle vous affranchit des étapes fastidieuses telles que l’impression, le scan ou encore les relances mail. Elle réduit considérablement ces étapes pour aboutir à des transactions plus rapides et plus économiques. Ainsi, vous créez, archivez et signez tous vos documents en quelques clics et en toute sécurité. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour finaliser une transaction. La signature sur mobile, tablette ou ordinateur simplifie et rend plus efficace les démarches. Egalement, signer en ligne réduit les risques de documents interceptés, lus, détruits ou altérés au cours du parcours de signature. Enfin, c’est un moyen simple d’opérer votre transformation digitale et de véhiculer une image positive auprès de vos collaborateurs, clients ou fournisseurs.

En résumé, la signature électronique sécurise et simplifie les processus administratifs de l’entreprise et les échanges de documents officiels.

Une signature électronique a t-elle une valeur juridique ?2020-05-05T11:11:15+02:00

Un document numérique signé avec une signature électronique possède la même valeur juridique qu’un document papier signé avec une signature manuscrite.

La loi du 13 mars 2000 précise q’un document original sous forme électronique ou dématérialisée a la même valeur juridique qu’un original papier.

Et l’article 1316 du code civil indique :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Signer électroniquement un document ne signifie pas « coller » une image de signature manuscrite. Vous devez signer électroniquement avec un outil dédié. En effet c’est la seule méthode pour que le document conserve sa valeur légale. Ainsi il est possible de présenter le document en cas de litige.

Ainsi, la signature électronique réalisée avec eDocSign a la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle présente en plus l’avantage de réduire les impressions papiers et de gagner en rapidité. Elle assure l’identité du signataire et l’intégrité du document grâce au fichier de preuves.

La solution eDocSign respecte toutes les contraintes imposées par la loi. Elle facilite les échanges électroniques tout en garantissant la validité juridique des documents échangés.

Comment faire une signature électronique sur PDF ?2020-05-05T11:18:48+02:00

Pour signer électroniquement un fichier PDF, il faut utiliser le type de signature PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES). PAdES est une norme selon laquelle la signature doit être identifiable et visible dans le document.

Le logiciel de traitement de texte Word, par exemple, ne propose pas de signature électronique directement dans ses documents. En effet, pour signer un document Word il faudrait utiliser la signature électronique XAdES. Or, celle-ci génère un fichier XML en plus du fichier Word.

En d’autres termes, il faudrait avoir le réflexe de vérifier le fichier XML pour savoir si le document a bien été modifié depuis la signature. Elle est donc moins pratique que la signature PAdES.
Ainsi pour vérifier la validation électronique d’un fichier Word, il faut lire le fichier XML pour avoir confirmation de la signature.

Où faire une signature électronique ?2020-05-05T11:23:05+02:00

Vous pouvez utiliser la signature électronique pour tous vos documents PDF en ligne, soit avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Vous apposez votre signature sur une page ou plusieurs pages, sur un ou plusieurs documents. Les fonctionnalités de l’outil de signature électronique, eDocSign, sont complètes et intuitives. Vous avez ainsi la liberté de définir l’emplacement de vos signatures.

Comment créer une signature électronique ? 2020-05-05T11:37:52+02:00

Une fois le parapheur électronique créé, une ou plusieurs signature(s) est/sont requise(s) sur votre document. Le signataire clique sur le lien reçu par email pour accéder au document à signer.

Le signataire a ensuite le choix de signer ou de refuser la signature, en fonction des paramètres choisis par l’initiateur du parapheur. Puis, le signataire signe le document à l’aide de son code de signature. A noter que, le signataire reçoit son code de signature soit par SMS, soit par email, soit par message vocal.

Votre document doit impérativement être de type PDF.  L’empreinte électronique d’une signature en ligne n’est possible que sur un document PDF.

Les signatures sont ensuite visibles sur votre document, soit avec un logo préalablement téléchargé, soit avec une signature enregistrée au format image sur la fiche du signataire, soit avec une signature manuscrite. Tous les éléments d’une signature électronique officielle sont renseignés dans les paramètres du document signé.

Signature électronique : comment faire ?2020-05-05T11:33:20+02:00

Vous vous demandez comment faire une signature électronique ? eDocSign est une solution adaptée aux besoins des entreprises, des établissements publics et des Experts-Comptables. Vous pouvez créer vos propres parapheurs électroniques en quelques clics pour faire signer vos documents PDF en ligne.

Pour cela, vous devez dans un premier temps recevoir les codes d’accès eDocSign qui vous seront donnés par votre interlocuteur eDocGroup. Puis vous pourrez paramétrer les éléments de votre premier parapheur (rappels, email de notification finale, messages personnalisés, etc…). Une fois créé, vos signataires seront alors automatiquement avertis par email, qu’un ou plusieurs documents requièrent leurs signatures. Le créateur du parapheur reçoit également une notification à la signature du document . Vous pourrez facilement visualisez l’état de votre parapheur en cours, puis gérer vos relances.

Votre interlocuteur eDocGroup vous accompagne dans vos premiers pas. Vous pouvez aussi vous appuyer sur le support de formation dédié à eDocSign, votre outil de signature en ligne.

A votre écoute…

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